一、 資格與法律責任對比

1. 公司秘書的資格與責任

根據香港法例，每家本地有限責任公司都必須委任一名公司秘書。

• 資格限制： 若為個人，必須是通常居於香港的居民；若為公司法人，則必須在香港有註冊辦事處。特別注意，若公司只有一名董事，該董事不能兼任公司秘書。

• 法律責任： 公司秘書被定義為公司的「高級人員」。這意味著，如果公司未能履行《公司條例》下的種種法定責任（如逾期提交週年申報表），公司秘書個人可能需要承擔法律責任及罰款。

2. SCR 指定代表的資格與責任

為了配合國際反洗錢標準，香港公司必須在註冊辦事處備存 SCR，並委任一名指定代表負責與執法人員對接。

• 資格限制： 指定代表的篩選比公司秘書更具特異性。他/她必須是以下身份之一：

  1. 居港的自然人，且必須是該公司的董事、僱員或股東。

  2. 香港註冊的執業會計師、法律專業人士。

  3. 擁有香港註冊牌照的信託或公司服務持牌人（TCSP）。

• 法律責任： 指定代表主要確保 SCR 的內容準確、更新及時。如果公司違反備存 SCR 的規定，公司及每名負責人（包括指定代表）均屬犯罪，可被處以第 4 級罰款（港幣 $25,000），如屬持續罪行，則每日另加罰款港幣 $700。

二、 核心職責與日常實務

這兩個職位在公司的日常營運中扮演著截然不同的角色：

1. 公司秘書：全方位合規舵手

公司秘書的職責涵蓋公司整個生命週期的行政與法定合規，主要工作包括：

• 備存及更新公司的法定紀錄（如股東名冊、董事名冊）。

• 準時向公司註冊處遞交週年申報表（NAR1）及其他法定申報文件。

• 籌備董事會及股東大會，編寫會議記錄。

• 處理股份轉讓、更改公司名稱、變更董事或註冊地址等重要變更。

2. SCR 指定代表：專職執法聯絡官

指定代表的職責高度專注，僅限於 SCR 相關事宜：

• 協助執法： 當香港執法部門（如警務處、稅務局、廉政公署等）要求查閱 SCR 時，指定代表必須向執法人員提供代表公司提供協助。

• 即時回應： 確保在執法人員提出查詢時，能及時、準確地回應有關重要控制人的提問，並出示登記冊供其查閱。

三、 常見問題 FAQ

Q：公司秘書與指定代表可以由同一人（或同一家公司）擔任嗎？

可以。 這是目前香港中小企業最常見、也最具成本效益的合規安排。只要該自然人或法人公司同時符合兩者的資格要求（例如：一家擁有 TCSP 牌照的專業秘書公司），便能同時兼任這兩個角色。這樣不僅能簡化溝通，還能確保整體的合規管理不會出現漏洞。

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