公司秘書服務是什麼？

公司秘書要求、職責詳解

公司秘書服務——企業合規守護者

無論你是初創企業還是跨國公司，公司秘書確保你的業務符合法規，營運順暢無憂。公司秘書（Company Secretary）是企業的合規顧問，負責確保公司遵循《香港公司條例》（第622章）及其他相關法規。公司秘書不僅處理行政事務，還在公司治理、法定申報及董事會運作中扮演關鍵角色，可謂企業的合規守護者。

公司秘書的法定要求

根據《香港公司條例》，每個在香港註冊成立的有限公司必須委任一名公司秘書。這項法定要求旨在確保公司運作符合法律框架，並維持良好的公司治理。

資格

• 個人秘書：必須為常居於香港的自然人。

• 法團秘書：可為專業公司（如會計師事務所或秘書服務公司），需在香港設有註冊辦事處或營業地點。

限制

• 公司秘書不得同時為公司唯一的董事（即一人公司需額外委任秘書）。

委任時間

• 註冊公司時必須填寫首任公司秘書，並向公司註冊處提交相關資料。

備案要求

• 公司秘書的變更或辭職需在15天內以指定表格（如ND2A）通知公司註冊處，以確保記錄的準確性和及時性。

這些要求源自第622章《公司條例》第474條，強調公司秘書在合規中的基礎作用。

公司秘書的職責

公司秘書的角色遠不止基礎行政工作，而是公司治理的核心支柱。其主要職責包括：

• 合規管理：確保公司遵守所有相關法規，避免法律風險。

• 聯繫橋樑：作為公司與監管機構（如公司註冊處）之間的溝通橋樑，促進信息流動。

• 會議組織：安排和記錄董事會及股東會議，確保會議符合程序要求。

• 顧問角色：提供公司治理和合規建議，協助董事會決策。

• 記錄保存：維護公司的法定紀錄，如章程、會議記錄和股東名冊。

這些職責不僅保障公司運作順暢，還提升透明度和問責制。

公司秘書的工作內容

公司秘書的日常工作涵蓋多方面，確保企業營運順利。具體工作內容包括：

• 維護法定紀錄：及時更新公司註冊資料、董事和股東變動等。

• 合規提醒：提醒公司重要申報日期（如周年申報）和合規要求，避免逾期罰款。

• 會議支援：準備會議議程、撰寫會議記錄和決議文件。

• 周年申報處理：按時向公司註冊處提交周年申報表。

• 其他服務：可能包括商標註冊、公司變更支援等，視公司需求而定。

透過這些工作，公司秘書幫助企業專注於核心業務，同時降低合規風險。

為什麼需要公司秘書服務？

公司秘書是確保公司合規與高效管治的核心角色，承擔不可或缺的法律與行政職責。其主要價值體現在以下方面：

• 確保合規：避免因違規而產生的法律風險和罰款，保障公司信譽。

• 節省時間：讓管理層從繁瑣的行政事務中解脫，專注於戰略發展。

• 提升專業形象：透過專業的公司治理，增強投資者和合作夥伴的信心。

• 靈活選擇：公司可根據規模和需求，選擇個人秘書或法團秘書服務，實現定制化支援。

*公司秘書服務不僅是法定要求，更是企業長期成功的關鍵因素。